Atto organizzativo BIM: il documento che mette ordine prima della gara

In sintesi

L’atto organizzativo per la gestione informativa digitale è il documento con cui la stazione appaltante stabilisce come intende governare il BIM prima ancora di applicarlo a una singola gara. Definisce ruoli, responsabilità, procedure, strumenti, competenze e modalità di controllo. Non sostituisce il capitolato informativo: ne costituisce il presupposto organizzativo. Senza questo passaggio, il rischio è chiedere modelli e dati agli operatori economici senza avere una struttura interna capace di formulare i requisiti, valutare le offerte e controllare le consegne.

1. Prima della gara viene l’organizzazione

Una stazione appaltante deve pubblicare una procedura che prevede l’uso della gestione informativa digitale. Il capitolato informativo è quasi pronto, la piattaforma è stata individuata e nel disciplinare compare la richiesta di un’offerta di gestione informativa. Rimangono però domande decisive: chi ha approvato gli obiettivi informativi? Chi valuterà l’offerta dell’operatore? Chi potrà accettare o respingere una consegna? Chi gestirà gli accessi all’ambiente di condivisione dei dati? E chi verificherà che modelli, elaborati e informazioni siano coerenti?

Queste domande non riguardano il software e neppure la sola modellazione tridimensionale. Riguardano l’organizzazione dell’ente. È proprio in questo spazio che si colloca l’atto di organizzazione per la gestione informativa digitale, previsto dall’Allegato I.9 al Codice dei contratti pubblici tra gli adempimenti preliminari che la stazione appaltante deve attuare prima di applicare metodi e strumenti digitali alle singole procedure.

L’atto organizzativo BIM serve quindi a impedire che ogni gara venga impostata da zero, con regole diverse e responsabilità non definite. Costruisce una base comune, adattabile alle caratteristiche del singolo intervento, ma stabile nel tempo e riconoscibile da tutti gli uffici coinvolti.

Figura 1 – I tre adempimenti preliminari prima della gara BIM.

Il punto chiave Il capitolato informativo disciplina i requisiti della singola commessa. L’atto organizzativo disciplina il modo in cui l’ente governa tutte le commesse gestite con metodi e strumenti di gestione informativa digitale.

2. Che cos’è davvero l’atto organizzativo BIM

L’atto organizzativo non è un allegato tecnico da predisporre in prossimità della pubblicazione del bando. È un documento interno di governance, con il quale l’amministrazione esplicita in modo formale e analitico ruoli, responsabilità, processi decisionali, flussi informativi, procedure di controllo e criteri generali per l’impiego degli strumenti digitali.

La sua funzione è tradurre le disposizioni del Codice e gli standard tecnici in regole applicabili all’organizzazione concreta dell’ente. Deve tenere conto delle dimensioni della struttura, delle competenze disponibili, della tipologia di opere gestite, dei sistemi informativi già in uso e del grado di maturità digitale raggiunto.

Per questo motivo non esiste un unico modello valido per tutte le amministrazioni. Un grande ente con più direzioni tecniche e un portafoglio complesso di infrastrutture avrà bisogno di un sistema più articolato rispetto a un comune di piccole dimensioni. Il principio di proporzionalità non elimina gli adempimenti, ma consente di dimensionarli rispetto alla reale complessità organizzativa.

L’atto organizzativo non dovrebbe essere confuso con:

• un capitolato informativo generale da allegare indistintamente a tutte le gare;
• un semplice elenco di software e licenze disponibili;
• la nomina isolata di un BIM manager o di un consulente esterno;
• un manuale teorico che descrive il BIM senza definire procedure applicabili;
• un documento da predisporre soltanto quando arriva una gara sopra soglia.

3. Un documento su tre livelli

Per essere utile, l’atto deve collegare la strategia alle attività quotidiane. Una struttura efficace può essere organizzata su tre livelli complementari:

Livello	Contenuto	Esempi
Indirizzo organizzativo	Stabilisce finalità, ambito di applicazione, principi e responsabilità.	Politica openBIM, organigramma, relazioni tra dirigenza, RUP e figure della GID.
Procedure	Descrive sequenze, decisioni, controlli e documenti prodotti.	Redazione del CI, valutazione dell’OGI, approvazione del PGI, gestione delle consegne.
Strumenti operativi	Rende le procedure ripetibili e verificabili.	Template, matrici RACI, checklist, verbali, registri e schede di controllo.

La distinzione è importante. Un atto composto soltanto da principi generali difficilmente orienta il lavoro degli uffici. Al contrario, un documento che incorpora ogni dettaglio operativo rischia di diventare rapidamente obsoleto. La soluzione più solida consiste nel mantenere nell’atto le regole di governance e rinviare a procedure, istruzioni e modelli aggiornabili con maggiore agilità.

Figura 2 – L’atto organizzativo BIM può essere letto su tre livelli: indirizzo, procedure e strumenti operativi.

4. Ambito, obiettivi e relazioni con gli altri documenti

L’atto dovrebbe chiarire fin dall’inizio a quali strutture, procedimenti e fasi del ciclo di vita si applica. Non basta richiamare genericamente le gare BIM: occorre precisare se il sistema comprende programmazione, progettazione interna o affidata all’esterno, esecuzione, direzione lavori, collaudo, digitalizzazione del patrimonio e gestione degli asset.

Deve inoltre stabilire la relazione tra il quadro organizzativo generale e i documenti della singola commessa:

• il capitolato informativo, con cui la stazione appaltante esprime i requisiti informativi della commessa;
• l’offerta di gestione informativa, con cui il concorrente illustra la propria proposta metodologica;
• il piano di gestione informativa, con cui l’aggiudicatario dettaglia modalità, ruoli, strumenti e consegne;
• i piani di consegna, i registri delle verifiche, i report delle interferenze e gli altri documenti di controllo;
• le regole di utilizzo dell’ACDat e le procedure di conservazione del patrimonio informativo.

Figura 3 – La catena documentale della gara BIM: CI, OGI e PGI.

5. Ruoli e responsabilità: chi deve fare cosa

La gestione informativa digitale introduce competenze specialistiche, ma non sostituisce le responsabilità amministrative e tecniche previste dal Codice. Il RUP, il dirigente, il progettista, il direttore dei lavori, il verificatore e il collaudatore continuano a esercitare le rispettive funzioni. Le figure BIM forniscono il presidio metodologico e operativo necessario affinché le decisioni siano fondate su processi e dati controllabili.

5.1 Gestore dei processi digitali

Opera a livello organizzativo e presidia la coerenza complessiva del sistema. Propone standard e procedure, supporta la definizione dei requisiti informativi, coordina l’aggiornamento dell’atto e verifica che le singole commesse siano impostate in modo coerente con le regole dell’ente.

5.2 Gestore dell’ambiente di condivisione dei dati

Presidia la configurazione e il funzionamento dell’ACDat. Gestisce profili, autorizzazioni, workflow, versioni, registrazioni delle attività, modalità di archiviazione e misure di sicurezza. La funzione può richiedere il coinvolgimento della struttura informatica, del responsabile della transizione digitale e dei soggetti competenti per sicurezza e protezione dei dati.

5.3 Coordinatore dei flussi informativi

Opera principalmente sulla singola commessa. Supporta il RUP o le altre figure responsabili nella gestione delle consegne, nel coordinamento dei modelli, nella verifica delle interferenze e nella tracciabilità delle non conformità. Collega le regole organizzative dell’ente alle attività concrete del progetto.

5.4 RUP e ruoli decisionali

L’esistenza delle figure specialistiche non trasferisce automaticamente a esse le responsabilità del procedimento. L’atto deve distinguere chiaramente tra chi fornisce supporto tecnico, chi esegue una verifica e chi assume la decisione amministrativa o tecnica finale. Questa distinzione evita sovrapposizioni, vuoti di responsabilità e deleghe improprie all’esterno.

Figura 4 – Ruoli e responsabilità nella governance BIM, con il RUP al centro del procedimento.

Una matrice semplificata può essere impostata nel modo seguente:

Attività	Responsabile decisionale	Supporto specialistico
Definizione degli obiettivi informativi	RUP e struttura competente	Gestore dei processi digitali
Redazione del capitolato informativo	RUP	Gestore dei processi e coordinatore dei flussi
Configurazione dell’ACDat	Stazione appaltante	Gestore ACDat
Valutazione dell’OGI	Commissione o soggetti competenti	Esperto della gestione informativa
Approvazione del PGI	RUP	Coordinatore dei flussi
Accettazione delle consegne	Responsabile della fase	Figure BIM e verificatori

6. Le procedure interne che non possono mancare

La parte più importante dell’atto è quella che trasforma i principi in workflow. Per ogni procedura dovrebbero essere indicati almeno il soggetto che la avvia, chi svolge le attività, chi controlla, chi approva, quale documento viene prodotto e dove viene conservato.

Avvio della commessa: Verifica dell’applicabilità della gestione informativa digitale, individuazione degli obiettivi, attivazione delle figure e apertura degli spazi di lavoro.

Definizione dei requisiti: Raccolta delle esigenze informative dell’ente, definizione degli usi dei modelli, dei formati, delle consegne e dei criteri di accettazione.

Redazione del capitolato informativo: Predisposizione, riesame tecnico, approvazione e inserimento nei documenti della procedura.

Valutazione dell’OGI: Controllo di coerenza tra requisiti di gara e proposta del concorrente, con criteri trasparenti e verificabili.

Riesame del PGI: Negoziazione e approvazione del piano dell’aggiudicatario prima dell’avvio delle attività.

Gestione dell’ACDat: Configurazione, accessi, workflow, revisioni, pubblicazioni, archiviazione e chiusura della commessa.

Controllo delle consegne: Verifiche formali, geometriche e informative; gestione delle non conformità; accettazione o richiesta di revisione.

Esecuzione e aggiornamento: Regole per varianti, avanzamento, modelli di cantiere, dati as-built e continuità verso la gestione del bene.

Consegna finale: Definizione del patrimonio informativo da trasferire all’ente e delle modalità di conservazione e riuso.

Una regola pratica Ogni processo dovrebbe rispondere a sei domande: chi avvia, chi esegue, chi controlla, chi approva, quale evidenza viene prodotta e dove viene conservata.

7. L’ACDat non si risolve acquistando una piattaforma

L’ambiente di condivisione dei dati è il luogo digitale nel quale si sviluppano i flussi informativi della commessa. La sua adozione non coincide però con l’acquisto di un servizio cloud. La piattaforma diventa realmente un ACDat solo quando è accompagnata da regole organizzative, autorizzazioni, stati informativi, workflow e responsabilità coerenti.

L’atto dovrebbe stabilire almeno:

• titolarità dell’ambiente e soggetto responsabile della sua amministrazione;
• modalità di profilazione degli utenti e principio del minimo privilegio;
• stati di lavorazione, condivisione, pubblicazione e archiviazione;
• workflow di revisione, approvazione, rifiuto e nuova consegna;
• gestione delle versioni e registrazione delle attività;
• requisiti di sicurezza, riservatezza, backup, conservazione e disponibilità;
• formati aperti e modalità di esportazione dei dati;
• regole per la chiusura della commessa e la restituzione del patrimonio informativo.

Le quattro aree logiche comunemente richiamate dagli standard — lavorazione, condivisione, pubblicazione e archiviazione — rappresentano una struttura utile, ma non esauriscono il problema. Occorre stabilire quali soggetti possono spostare un contenuto da uno stato all’altro e quale valore assume ogni passaggio nel processo di approvazione.

8. Standard, formati e requisiti informativi

L’atto organizzativo può definire gli orientamenti tecnici generali dell’ente, evitando tuttavia di trasformarsi nel capitolato informativo di ogni futuro appalto. È opportuno stabilire una politica comune su interoperabilità, formati aperti, nomenclatura, classificazione, sistemi di coordinate, metadati, livelli di fabbisogno informativo e criteri di qualità.

I requisiti puntuali devono essere poi calibrati nel capitolato informativo della singola commessa. In questo modo l’ente mantiene una base coerente, ma evita di imporre richieste identiche a opere, fasi e finalità molto diverse.

9. Il piano di formazione: non tutti devono diventare modellatori

La formazione è uno degli adempimenti preliminari previsti dall’Allegato I.9. Non dovrebbe essere impostata come un corso indistinto per tutto il personale, né coincidere esclusivamente con l’addestramento a un software di authoring. Deve partire dalla mappatura delle responsabilità e dai fabbisogni reali dell’organizzazione.

Percorso	Destinatari	Risultato atteso
Consapevolezza	Dirigenti, amministrativi e decisori	Comprendere obblighi, opportunità, rischi e responsabilità.
Gestione della gara	RUP, tecnici, ufficio gare e contratti	Redigere e valutare CI, OGI e PGI e governare i flussi della procedura.
Gestione specialistica	Gestori dei processi, dell’ACDat e dei flussi	Configurare processi, piattaforme, standard e controlli.
Uso operativo	Personale coinvolto nelle consegne e verifiche	Consultare modelli, gestire documenti, segnalazioni e workflow.

L’obiettivo non è trasformare ogni tecnico in BIM specialist. Una stazione appaltante deve soprattutto essere capace di formulare richieste adeguate, assumere decisioni consapevoli e verificare i risultati consegnati dagli operatori economici.

10. Il piano degli strumenti hardware e software

L’organizzazione deve essere sostenuta da dotazioni coerenti con le attività previste. Il piano degli strumenti non dovrebbe limitarsi a elencare le licenze acquistate, ma descrivere lo stato di fatto, i fabbisogni, le responsabilità di gestione, i costi, la manutenzione, la sicurezza e l’interoperabilità.

Non tutte le amministrazioni hanno bisogno delle stesse dotazioni. Un ente che affida integralmente la progettazione all’esterno può privilegiare strumenti di consultazione, coordinamento e controllo; una struttura che modella internamente avrà necessità più estese. La scelta deve discendere dai processi, non precederli.

11. Il percorso minimo per diventare pronti alla gara

La piena maturità digitale richiede tempo, ma l’ente può definire un percorso minimo ordinato, evitando di attendere la prima gara obbligatoria. Una roadmap essenziale può articolarsi nelle seguenti fasi:

1. Audit iniziale. Mappare competenze, procedimenti, strumenti, patrimonio informativo e principali criticità.

2. Perimetro organizzativo. Individuare uffici, responsabilità decisionali e persone da coinvolgere.

3. Ruoli e governance. Assegnare le funzioni della gestione informativa e definire le relazioni con RUP e dirigenza.

4. Atto organizzativo. Redigere e approvare il documento, con procedure e allegati operativi.

5. Formazione e dotazioni. Avviare i percorsi per ruolo e attuare il piano degli strumenti.

6. ACDat e procedure. Configurare l’ambiente, testare accessi, workflow, revisioni e archiviazione.

7. Commessa pilota. Applicare il sistema a un intervento controllabile, monitorare gli esiti e aggiornare le procedure.

Figura 5 – Roadmap minima per rendere l’ente BIM-ready prima della prima gara.

12. Piccoli enti e competenze esterne

La carenza di personale specializzato non può essere ignorata, soprattutto nei comuni di minori dimensioni. L’atto deve descrivere una soluzione sostenibile: formazione progressiva delle risorse interne, supporto esterno qualificato, utilizzo di strutture aggregate o condivisione di alcune funzioni tra più amministrazioni.

L’esternalizzazione può supportare l’avvio del sistema, ma non dovrebbe trasformarsi nella delega totale della funzione di committenza informativa. L’ente deve comunque conservare la capacità di esprimere i propri fabbisogni, approvare le scelte e controllare le prestazioni ricevute.

13. Gli errori più frequenti

Nella redazione e nell’attuazione dell’atto organizzativo ricorrono alcuni errori tipici:

• copiare l’atto di un’altra amministrazione senza adattarlo a struttura, processi e competenze reali;
• concentrare il documento sui software anziché su responsabilità e decisioni;
• nominare le figure BIM senza assegnare autorità, compiti, risorse e relazioni funzionali;
• confondere l’atto organizzativo con il capitolato informativo;
• prevedere procedure troppo generiche, prive di evidenze, modelli e checklist;
• affidare all’operatore economico la definizione sostanziale dei requisiti informativi;
• formare soltanto i modellatori e trascurare RUP, dirigenti, uffici gare e personale amministrativo;
• acquistare l’ACDat senza configurare workflow, permessi, responsabilità e regole di conservazione;
• considerare l’approvazione dell’atto come conclusione del percorso, senza monitoraggio e aggiornamento.

14. Checklist essenziale

Prima di utilizzare la gestione informativa digitale in una procedura, l’ente dovrebbe verificare almeno i seguenti punti:

• ☐ è stato definito l’ambito di applicazione dell’atto;
• ☐ sono stati individuati ruoli, responsabilità e sostituzioni;
• ☐ sono chiare le relazioni tra figure BIM, RUP e dirigenza;
• ☐ esistono procedure per CI, OGI, PGI e consegne informative;
• ☐ sono disciplinati accessi, stati, revisioni e approvazioni nell’ACDat;
• ☐ sono definiti standard generali e criteri di interoperabilità;
• ☐ il piano di formazione è collegato alle responsabilità assegnate;
• ☐ il piano degli strumenti è coerente con i processi effettivamente svolti;
• ☐ sono disponibili template, verbali, registri e checklist;
• ☐ è previsto un sistema di monitoraggio e aggiornamento.

Conclusioni

Una stazione appaltante non diventa pronta per il BIM quando acquista un software o pubblica un capitolato informativo. Diventa pronta quando sa chi deve prendere le decisioni, quali informazioni deve chiedere, come deve controllarle e dove deve conservarle.

L’atto organizzativo serve esattamente a questo: mettere ordine prima della gara, costruendo un sistema interno capace di governare la gestione informativa digitale e di dialogare con gli operatori economici senza dipendere integralmente dalle loro scelte metodologiche.

Il documento non deve essere considerato un adempimento statico. Deve evolvere insieme alle competenze dell’ente, alle tecnologie, alle norme e all’esperienza maturata nelle commesse. La prima gara BIM non rappresenta il punto di partenza dell’organizzazione: dovrebbe essere il primo banco di prova di un’organizzazione già impostata.

Riferimenti essenziali

• Decreto legislativo 31 marzo 2023, n. 36, articolo 43;
• Allegato I.9 al decreto legislativo 31 marzo 2023, n. 36;
• decreto legislativo 31 dicembre 2024, n. 209;
• Linee guida del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti per la gestione informativa digitale, febbraio 2026;
• serie UNI EN ISO 19650;
• serie UNI 11337.