CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA

Le pubbliche amministrazioni sono tenute a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa e i documenti generati sulla piattaforma TUTTOGARE PA rientrano tra questi. 
Di questi documenti deve essere garantita l’immodificabilità, l’integrità e l’inserimento all’interno di fascicoli digitali contenenti un set minimo di metadati, come previsto dall’art. 44 Codice dell’Amministrazione Digitale. Il sistema di conservazione garantisce, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti informatici. 

Solo la Conservazione a norma garantisce la cristallizzazione dei file ai fini probatori!

La piattaforma TUTTOGARE PA è dotata di un sistema di archiviazione di tutti i documenti prodotti e/o generati dagli utenti del sistema (fascicolo di gara). La piattaforma è in grado di verificare e gestire tutti i formati di documenti ed è integrata con un servizio di “Archiviazione e conservazione a norma autentica e sostitutiva dei documenti digitali”.
Le principali funzioni di gestione dei processi di conservazione eseguite sono:

  • acquisizione e versamento dei documenti mediante canali predefiniti;
  • verifica e controllo dei formati di ingresso;
  • crittografia dei documenti sensibili per la privacy;
  • creazione dei pacchetti di Conservazione e di Distribuzione;
  • processo di conservazione dei documenti;
  • accesso, ricerca e visualizzazione dei documenti conservati.

Il processo di archiviazione di cui è dotata la piattaforma TUTTOGARE PA è conforme all’art.3 delle Regole Tecniche (DPCM del 03/12/2013) in materia di conservazione a norma dei documenti digitali. Verranno così garantiti:

  • il trattamento dell’intero ciclo di gestione degli oggetti conservati
  • l'accesso agli oggetti conservati indipendentemente dall’evolversi del contesto normativo

Al committente sarà fornito un portale dedicato tramite il quale l’Ente potrà visualizzare e accedere ai documenti conservati, nonché richiedere, dallo stesso portale, il pacchetto di conservazione per permettere all’Ente di utilizzare tali documenti in qualsiasi momento.

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