Capitolato informativo in cerca d’autore: requisiti informativi, responsabilità e verificabilità dalla gara alla consegna 

Capitolato informativo in cerca d’autore

Un capitolato informativo può essere formalmente completo e, allo stesso tempo, non comunicare davvero che cosa la stazione appaltante ha bisogno di sapere. È da qui che nasce il titolo di questo articolo.

Nei Sei personaggi in cerca d’autore di Pirandello i personaggi esistono già, ma cercano qualcuno capace di dare forma alla loro storia. Nel capitolato informativo accade qualcosa di simile: le esigenze informative esistono prima del documento, ma devono trovare qualcuno capace di tradurle in requisiti e organizzarle in un capitolato che sia, prima di tutto, chiaro, coerente e verificabile.

È questo il passaggio decisivo: un’esigenza deve essere esplicitata, trasformata in una richiesta precisa e accompagnata dalla definizione di come verificherai che sia stata soddisfatta. Ed è proprio qui che spesso qualcosa si perde. Non basta sapere che un’informazione serve: occorre qualcuno che sappia trasformare quella necessità in un requisito realmente utilizzabile nella commessa.

Entrano così in gioco la stazione appaltante, che deve sapere quali informazioni le servono; il RUP, che deve sapere perché le sta chiedendo; e le figure della gestione informativa, chiamate a tradurre queste esigenze in requisiti strutturati e verificabili.

Non è solo una questione di scrivere bene un documento. La norma prevede adempimenti precisi, che nella redazione dei capitolati informativi vengono spesso trascurati. E ciò che non definisci oggi può diventare un problema domani, quando dovrai verificare una consegna, contestare un dato mancante, utilizzare il modello per assumere una decisione o trasferire quelle informazioni alla gestione dell’opera.

Per questo conoscere la norma è necessario, ma non basta. Devi sapere quali informazioni ti servono davvero, perché le stai chiedendo, come devono essere prodotte e quale evidenza ti permetterà di accettarle. Altrimenti rischi di avere un capitolato formalmente presente negli atti di gara, ma incapace di governare davvero la commessa.

Il capitolato informativo, insomma, non cerca qualcuno che lo compili. Cerca un autore che sappia cosa chiedere.

Un secondo capitolato, che risponde a un’altra domanda

Immaginiamo uno scenario comune, in cui fai parte di una stazione appaltante.

Fino a oggi, quando hai preparato una gara di lavori, ti sei sempre preoccupato di descrivere con precisione che cosa doveva essere realizzato e a quali condizioni. Nel capitolato speciale d’appalto hai definito caratteristiche dell’opera, prestazioni, materiali, modalità di esecuzione e regole tecniche e contrattuali. In sostanza, hai cercato di mettere nero su bianco ciò che volevi ottenere dall’appaltatore.

Con la gestione informativa digitale devi fare un passo in più. Non devi definire soltanto l’opera che vuoi ottenere, ma anche le informazioni che ti servono per governarla. È qui che entra in gioco il capitolato informativo.

E la domanda cambia: che cosa hai realmente bisogno di sapere e che cosa, quindi, devi chiedere all’affidatario?

Non basta scrivere che vuoi un modello BIM o indicare genericamente un elenco di dati da consegnare. Devi stabilire quali informazioni ti servono, perché ti servono, quando devono essere consegnate, in quale forma e, soprattutto, come verificherai che ciò che hai chiesto sia stato effettivamente prodotto nel modo corretto.

È qui che il capitolato informativo diventa delicato. Perché quello che scrivi oggi diventerà la regola con cui domani dovrai governare le consegne dell’affidatario. Se una richiesta è ambigua, se manca un dato necessario, se non hai stabilito un criterio con cui accettarlo o rifiutarlo, il problema non resta sulla carta: si presenta quando devi controllare una consegna, contestare una mancanza, assumere una decisione o utilizzare quelle informazioni per gestire l’opera.

E a quel punto potrebbe essere tardi per correggere il capitolato.

Se sbagli il capitolato speciale d’appalto, il rischio è evidente: puoi ottenere un’opera diversa da quella che avevi richiesto. Se sbagli il capitolato informativo, il rischio è più subdolo: puoi anche ottenere l’opera giusta, ma non avere gli strumenti informativi necessari per dimostrarlo, verificarla e governarla nel tempo. Il problema può emergere durante l’esecuzione, nel contraddittorio con l’affidatario o anche anni dopo, quando cercherai un’informazione che nessuno aveva definito correttamente.

Per questo il capitolato informativo non è un allegato BIM da aggiungere agli atti di gara. È un documento contrattuale nel quale stai assumendo decisioni che avranno conseguenze per tutta la commessa.

E se quelle decisioni sono sbagliate, incomplete o semplicemente copiate da un altro capitolato, il rischio resta in capo alla stazione appaltante.

Stavolta il personaggio ha trovato l’autore

A questo punto sappiamo chi sono i nostri personaggi: i requisiti informativi. E sappiamo anche che non possono essere presi da un capitolato precedente e adattati alla nuova gara cambiando qualche nome.

Il Codice, su questo, è molto più chiaro di quanto possa sembrare.

L’Allegato I.9, all’articolo 1, comma 2-bis, dice che sono le stazioni appaltanti e gli enti concedenti a dover esplicitare i requisiti informativi, partendo dai propri obiettivi strategici e dagli obiettivi dello specifico livello di progettazione.

Fermati un momento su questo passaggio, perché dice già quasi tutto. Prima viene l’obiettivo, poi viene il requisito. Devi sapere che cosa vuoi ottenere, quale decisione dovrai prendere o quale attività dovrai svolgere; solo dopo puoi stabilire quali informazioni ti servono.

E soprattutto quei requisiti sono tuoi. Non sono quelli di un’altra amministrazione, non sono quelli trovati in un modello di capitolato e non sono neppure tutto ciò che un software BIM è in grado di produrre. Sono le informazioni che la tua stazione appaltante deve chiedere perché servono a quella stazione appaltante e a quello specifico intervento.

Ma chi deve trasformare queste esigenze in un capitolato informativo?

Stavolta il personaggio ha trovato il suo autore. E l’autore è già previsto dal Codice.

Lo stesso Allegato I.9 stabilisce infatti che la stazione appaltante nomini, per ogni intervento, un coordinatore dei flussi informativi, collocato all’interno della struttura di supporto al RUP. Accanto a questa figura, a livello dell’organizzazione, il Codice prevede almeno un gestore dei processi digitali e il gestore dell’ambiente di condivisione dei dati.

Le Linee guida MIT del 2026 rendono ancora più esplicita la distribuzione dei compiti. Il coordinatore dei flussi informativi opera sul singolo intervento, supporta il RUP nella definizione e nella gestione dei requisiti informativi e, soprattutto, redige il capitolato informativo. Il gestore dei processi digitali lavora invece a livello dell’organizzazione e presidia regole, processi e requisiti informativi dell’ente.

La distinzione è importante. La stazione appaltante deve sapere che cosa le serve; il RUP deve governare questa esigenza nell’intervento; il gestore dei processi digitali costruisce e mantiene le regole dell’organizzazione; il coordinatore dei flussi informativi le traduce operativamente nel capitolato della singola commessa.

E c’è un ultimo punto da non sottovalutare. Il Codice chiede che queste figure siano individuate preferibilmente tra i dipendenti della stazione appaltante e siano dotate di adeguata competenza. Solo quando non è possibile reperirle all’interno del proprio personale, le relative funzioni possono essere affidate all’esterno.

Quindi l’autore può anche essere esterno.

Ma l’esigenza che deve scrivere non può esserlo. Quella nasce dentro la stazione appaltante, dai suoi obiettivi e dalle sue necessità.

Ed è da quelle esigenze che dobbiamo partire per capire che cosa mettere davvero nel capitolato informativo.

Adesso bisogna scrivere il copione

Abbiamo trovato i personaggi: i requisiti informativi. Abbiamo trovato anche chi deve portarli dentro la singola commessa. Ma è proprio adesso che comincia la parte difficile: bisogna scrivere il copione.

E il Codice, almeno a una prima lettura, sembra venirci incontro. L’Allegato I.9, al comma 8, stabilisce infatti che il capitolato informativo debba contenere almeno quattro grandi famiglie di contenuti:

• i requisiti informativi strategici generali e specifici, compresi i livelli di fabbisogno informativo;
• i requisiti per la produzione, gestione, trasmissione e archiviazione dei contenuti informativi, collegati agli obiettivi decisionali e gestionali;
• le caratteristiche dell’ambiente di condivisione dei dati, comprese le regole relative ad accesso, validità, sicurezza e riservatezza;
• le specifiche necessarie a garantire nel tempo l’interoperabilità dei sistemi informativi.

Quattro punti. Sembrerebbe quasi semplice.

Il problema è che quelle quattro lettere non sono quattro caselle da riempire. Dietro ciascuna si nasconde una serie di decisioni che la stazione appaltante deve assumere e, soprattutto, deve riuscire a mantenere coerenti tra loro.

Prendiamo soltanto la prima. Non basta scrivere un elenco di informazioni che vorremmo trovare nel modello. Per ogni richiesta dovremmo poter rispondere ad alcune domande molto concrete:

• perché mi serve questa informazione;
• a quale obiettivo risponde;
• su quale oggetto la sto chiedendo;
• quando mi serve;
• con quale livello di fabbisogno informativo;
• come dovrà essere consegnata;
• e come stabilirò che quanto ricevuto è conforme a ciò che avevo richiesto.

Ed è qui che il problema cambia dimensione.

Finché immaginiamo il capitolato informativo come un documento da scrivere, possiamo pensare che sia sufficiente conoscere bene la norma e predisporre un buon testo. Ma quando cominciamo a ragionare sui singoli requisiti ci accorgiamo che non stiamo semplicemente scrivendo delle prescrizioni: stiamo costruendo relazioni tra informazioni.

Un requisito deve avere un’origine, uno scopo, un destinatario, un momento in cui deve essere soddisfatto e un criterio con cui potrà essere accettato o rifiutato. E queste relazioni devono sopravvivere alla gara, perché quel requisito dovrà poi essere ritrovato nell’offerta, nel piano di gestione informativa e, soprattutto, nelle successive consegne.

Il Codice contiene, proprio nella lettera a), un’indicazione particolarmente interessante: i requisiti possono essere esplicitati “in maniera analitica, secondo modelli di dati”, anche allo scopo di consentire un più efficiente accertamento della loro conformità.

È una frase che merita molta più attenzione di quella che normalmente le riserviamo.

Il legislatore non sta imponendo uno specifico software e neppure sta dicendo che ogni controllo debba essere automatizzato. Sta però indicando una direzione: un requisito strutturato è più facile da governare e, quando la sua natura lo consente, anche da verificare.

Ed è probabilmente questo il punto sul quale le stazioni appaltanti dovranno iniziare a cambiare approccio.

Perché con dieci requisiti puoi forse affidarti a un documento e alla memoria di chi lo ha scritto. Con cento requisiti, distribuiti tra oggetti, discipline, fasi, consegne, livelli di fabbisogno informativo e criteri di accettazione, il problema non è più soltanto scrivere bene.

Il problema diventa non perdere il filo.

Servono quindi metodo, organizzazione e strumenti capaci di aiutare chi redige il capitolato a costruire e mantenere queste relazioni. Non per decidere al posto della stazione appaltante, perché abbiamo appena visto che quelle decisioni spettano a lei, ma per guidarla nel formularle, collegarle, controllarle e non dimenticarle.

E se quattro righe del Codice hanno già aperto tutte queste domande, il passo successivo è capire che cosa accade quando quelle stesse parole vengono lette attraverso le norme tecniche che danno loro significato operativo.

Perché il copione, a quel punto, diventa molto più lungo.

Riferimenti essenziali

• D.lgs. 36/2023, art. 43; Allegato I.9; Allegato I.7, art. 13, comma 2, lettera h);
• Linee guida per la gestione informativa digitale per le stazioni appaltanti e gli enti concedenti, Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, 20 febbraio 2026;
• UNI EN ISO 19650-1:2019, punti 5.1 e 11.2;
• UNI EN ISO 19650-2:2019, punti 3.1.1.1 e 5.2.1;
• UNI 11337-5:2017, punto 4.2;
• UNI EN ISO 16739-1, schema IFC;
• buildingSMART, IFC4 Reference View V1.2, per la riserva sui prefissi Pset_ e Qto_.

A cura dell’ ing. Nicola Furcolo, BIM Manager, docente e autore.